Przygotuj się na stosowanie RODO – rekrutacja pracowników

Rekrutacja pracowników bardzo ważny element dla każdej firmy, jednostki sektora finansów publicznych. W tym obszarze każdy Administrator powinien również dbać o ochronę przetwarzanych danych osobowych.
Przede wszystkim zgodnie z zasadą minimalizacji danych wyrażoną w RODO, powinniśmy od pracowników wybranych w rekrutacji żądać tylko niezbędnych do nawiązania i utrzymania stosunku pracy danych osobowych. Zakres tych danych określa art. 221 Kodeksu pracy. Nalezą do nich:
– imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania,
– wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
– dane dzieci, małżonka jeżeli jest to potrzebne,
– numer pesel,
Poza tymi danymi pracodawca nie ma prawa pozyskiwać innych danych. Jeżeli to zrobi to jego działanie należy utożsamiać z działaniem nielegalnym. Pracodawca może żądać w wyjątkowych sytuacjach innych danych w szerszym zakresie tylko i wyłącznie w konkretnie wskazanym celu i w minimalnym potrzebnym mu do jego realizacji zakresie. Pracodawca nie może pozyskiwać danych, które nie są mu potrzebne.
Podstawa przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w rekrutacji jest zgoda tej osoby na przetwarzanie jej danych w procesie rekrutacji. Powinna ona spełniać reguły określone w rozporządzeniu unijnym być konkretna, jasna, świadoma, dobrowolna. Dane po zakończeniu procesu rekrutacji powinniśmy, więc usunąć niezwłocznie. Jeżeli jednak chcielibyśmy pozostawić je w celu wykorzystania ich w przyszłości, należy pozyskać od tej osoby zgodę na przetwarzanie danych osobowych w przyszłych prowadzonych przez nas rekrutacjach. Oznacza to również że nie mamy prawa prowadzić list, zestawień danych z rekrutacji by gromadzić informacje o osobach, które nie chcemy lub nie możemy zatrudnić.
Zamieszczając ogłoszenie z oferta zatrudnienia, powinniśmy zrealizować również obowiązek informacyjny wobec osób, które będą w nim uczestniczyć. Koniecznym jest podać w jego treści informacje o danych pracodawcy, celu przetwarzania, dobrowolności, prawie dostępu do danych. W ramach przepisów rozporządzenia katalog tych informacji jest rozszerzony. Osoba, która bierze udział w rekrutacji powinna otrzymać te wszystkie informacje dla celów dowodowych najlepiej w formie pisemnej. Jeżeli korzystamy z pośrednictwa firmy, które zamieszczają te ogłoszenia w procesie realizacji rekrutacji powinny one te zasady wprowadzić. Pamiętać należy, że dane te podlegają ochronie zgodnie z przepisami rozporządzenia.

Styczeń 16th, 2018 by